Vou começar com uma confissão de quem trabalha nisto: a Microsoft não facilita. Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5… até nós, que lidamos com isto todos os dias, precisámos de tempo para dominar o labirinto. Agora imagina o gestor que só quer que a equipa tenha email e Word a funcionar.
O resultado deste labirinto? Na nossa experiência, a maioria das empresas está a pagar licenças erradas. Umas pagam a mais. Outras — e isto é mais perigoso — pagam a menos e nem sabem o risco que correm.
O caso mais comum: toda a gente com a mesma licença
É o padrão que encontramos vezes sem conta: a empresa escolheu um plano e deu o mesmo a todos os colaboradores. Só que o comercial que vive no Outlook e no Teams não tem as mesmas necessidades que o colaborador do armazém que só consulta o email duas vezes por dia.
Misturar planos é perfeitamente possível — e é aí que está a poupança. Já vimos empresas cortarem a fatura anual de licenciamento em 30% só por ajustar os planos às pessoas certas. Sem perder uma única funcionalidade que realmente usavam.
O erro oposto: poupar onde não se deve
Depois há o outro extremo: empresas inteiras no plano mais barato, sem backup do email, sem proteção avançada contra phishing, com dados críticos do negócio à mercê de um clique errado. Quando perguntamos “e se apagarem uma caixa de correio por engano?”, o silêncio costuma ser resposta suficiente.
Licença barata que expõe o negócio a um risco caro não é poupança — é uma aposta. E o prémio dessa aposta costuma chegar na pior altura.
Renovações: o dinheiro que escorre sem ninguém ver
Uma pergunta simples: sabes quando renovam as tuas licenças e quantas estão realmente em uso? Colaboradores que saíram e cujas contas continuam ativas, licenças compradas para um projeto que acabou… É dinheiro que sai todos os meses sem dar nas vistas. Uma auditoria rápida às contas ativas paga-se a si própria quase sempre.
O que recomendamos
Antes de renovar ou comprar seja o que for, faz um levantamento honesto: quem usa o quê, com que frequência, e que riscos a empresa pode ou não aceitar. Se preferires, nós fazemos esse levantamento contigo — é literalmente o nosso trabalho enquanto parceiros de licenciamento, e a análise não custa nada.
No mínimo, sais a saber exatamente pelo que estás a pagar. E isso, por si só, já vale a conversa.